Ett framgångsrikt arbetsmiljöarbete bygger på att alla delar av en verksamhet samarbetar kring att förebygga olyckor och sjukdomar. Medan det är ledningen som har ansvaret för arbetsmiljön kan den inte göra allt arbete själv. Därför säger Arbetsmiljöverkets föreskrifter just att arbetsgivaren ska fördela arbetsmiljöuppgifterna till de personer i verksamheten som har möjlighet att jobba förebyggande med hälsa och arbetsmiljö.
Frågan är vem det är som ska göra vad, vilka regler som gäller och vem det är som har ansvaret när arbetsmiljöarbetet delegeras ut i organisationen. Här ska vi reda ut hur det här sköts på ett korrekt och lyckat sätt.
Går det att delegera arbetsmiljöansvaret?
När det kommer till arbetsmiljölagarna är det viktigt att använda rätt begrepp. Ansvaretför arbetsmiljön kan inte delegeras, det ligger alltid hos arbetsgivaren. Däremot kan arbetsgivaren fördela ut arbetsmiljöuppgifter på till exempel chefer, arbetsledare eller anställda. Det är alltså uppgifterna som kan fördelas, inte ansvaret.
Arbetsgivaren har också ansvar för att de som har fått arbetsmiljöuppgifter tilldelade sig verkligen förstår vad det innebär. De behöver även få kunskaper, resurser, tid, utrustning, ekonomiska medel m.m. för att kunna utföra de arbetsmiljöuppgifter de får. Uppgiftsfördelningen ska vara tydlig. Det ska även vara tydligt vilka befogenheter som följer med uppgifterna, till exempel rätten att fatta beslut.
Vad säger arbetsmiljölagen om att fördela arbetsmiljöuppgifter?
Arbetsmiljöverket tar fram de lagar och regler som styr arbetsmiljöarbetet på arbetsplatserna. De ger också ut vägledningar som underlättar för arbetsgivarna att följa reglerna. I deras vägledning ”Så förbättras verksamhetens arbetsmiljö” ger de råd och rekommendationer kring hur arbetsmiljöuppgifterna bör fördelas. Så här säger vägledningen.
Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs.
Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckligakunskaper om:
- Regler som har betydelse för arbetsmiljön.
- Fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall.
- Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall.
- Arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö.
Hur kan arbetsmiljöarbetet fördelas?
Uppgifterna i arbetsmiljöarbetet ska fördelas uppifrån och ned i organisationen. Det är viktigt att fördelningen är tydlig och inte hoppar över något led då det kan skapa förvirring kring vem som sköter vad och vem som personalen ska vända sig till när det gäller arbetsmiljön.
Det bästa sättet att organisera fördelningen är att göra det skriftligt så att det blir tydligt för alla vem det är som gör vad. Den här skriftliga uppgiftsfördelningen bör ta upp:
- Hur uppgifterna fördelas. Från vem och till vem.
- En detaljerad beskrivning av arbetsmiljöuppgifterna som fördelas.
- Om det finns möjlighet att fördela uppgifterna vidare.
- Eventuella befogenheter och resurser i samband med uppgifterna.
- Hur det går till om arbetsmiljöuppgifterna behöver returneras, det vill säga om den som svarar för uppgifterna inte anser sig ha tillräckligt med kunskaper, resurser, befogenheter eller tid för att kunna utföra dem.
Viktigt att tänka på när du fördelar arbetsmiljöuppgifterna
Eftersom varje organisation är unik och har olika förutsättningar kommer också det sätt hur arbetsmiljöuppgifterna på att se annorlunda ut. Det finns dock några viktiga saker att tänka på, oavsett vilken typ av organisation du har.
- Utgå från ert organisationsschema och bestäm vilka arbetsmiljöuppgifter som behöver fördelas.
- Lägg ut uppgifterna på chefer med personalansvar eller på arbetsledare. Ge befogenheter, resurser och kunskaper för att de ska kunna utföra uppgifterna.
- Hur ska uppgifterna fördelas och hanteras om ni utför arbete utanför fasta arbetsställen och arbetstider?
- Lägg uppgifterna på en bestämd person eller funktion, inte på en hel grupp.
- Bestäm vad som ska gälla om den som svarar för uppgifterna är frånvarande, till exempel på grund av sjukdom och semester. Vem tar över uppgifterna vid frånvaro?
- Ange om det finns rätt att fördela uppgifterna vidare.
- Den som har fördelat ut arbetsmiljöuppgifter ska se till att den som har fåttuppgifterna sköter dem på ett bra sätt.
- Den som har fått arbetsmiljöuppgifter men anser att den inte kan utföra uppgifterna på ett bra sätt är skyldig att anmäla det till sin chef.
- Skyddsombud är arbetstagarnas företrädare i arbetsmiljöfrågor och kan i den egenskapen inte få uppgifter. Däremot har de andra befogenheter kring arbetsmiljön och arbetsgivaren är skyldig att samråda med dem kring alla beslut som rör arbetsmiljön.
- För arbetsgivare med minst tio arbetstagare ska uppgiftsfördelningen vara skriftlig. I mindre företag lägger chefen vanligtvis ut arbetsmiljöuppgifter när behovet uppstår. Det rekommenderas dock att ledningen på förhand bestämmer vem som ska sköta vad.
Resurser i arbetsmiljöarbetet
Arbetsgivaren är alltså ansvarig för arbetsmiljön och kan fördela uppgifterna så att arbetsmiljöarbetet sker så grundligt och framgångsrikt som möjligt. Det går även att nyttja andra resurser i det här arbetet, till exempel resurspersoner som inte sköter arbetsmiljöarbetet men som är ett stöd för chefer och arbetsledare. Det stödet kan till exempel vara att sköta statistik över sjukfrånvaro, leta fram underlag för arbetsmiljöarbetet och sammanställadokumentation om arbetsmiljöförhållandena.
Det går även att använda externa resurser som exempelvis företagshälsan eller någon annan hälsopartner, till exempel för att få hjälp med att följa lagar och regler, bedöma och åtgärda risker, utbilda, ge hälsorådgivning och ta fram hälsofrämjande insatser. Det är när alla hjälps åt med arbetsmiljöarbetet som det blir riktigt lyckat.