Avsluta en anställning – att tänka på som chef

Vanligtvis väljer de anställda själva att avsluta sin anställning och gå vidare till någonting nytt, men det finns tillfällen då du som chef behöver ta initiativet till en uppsägning. När du står inför att säga upp någon är det många lagar och avtal som styr hur proceduren går till. Därför finns det mycket som du som chef behöver tänka på och ta hänsyn till när du behöver avsluta någons anställning. Här är dina skyldigheter och de viktigaste sakerna att tänka på när du ska säga upp en arbetstagare.

Vilka är de sakliga skälen för uppsägning?

Enligt LAS (Lagen om anställningsskydd) ska en uppsägning från arbetsgivarens sida vara sakligt grundad. Det innebär i praktiken att du som chef kan säga upp en anställd av två orsaker: arbetsbrist eller personliga skäl.

Arbetsbrist innebär att det saknas arbetsuppgifter eller att verksamheten saknar ekonomiska medel för att betala löner. Arbetsbrist kan också bero på övertalighet på grund av en omorganisation eller liknande. Det är arbetsgivaren som bedömer om det råder arbetsbrist, och situationen behöver i regel inte bevisas. Det viktiga är dock att en uppsägning på grund av arbetsbrist inte har någonting personligt att göra med den anställda. Om en uppsägning på grund av arbetsbrist ifrågasätts och prövas av Arbetsdomstolen behöver arbetsgivaren kunna bevisa att det beror på företagsekonomiska och inte personliga skäl.

Personliga skäl är när en anställd har betett sig olämpligt eller på annat sätt brutit mot sina skyldigheter enligt anställningsavtalet. För att kunna säga upp någon av personliga skäl behöver den medarbetaren ha missköt sig på ett sätt som orsakat eller riskerat att orsaka företaget skada. Exempel på anledningar till uppsägning av personliga skäl kan vara:

• Olovlig frånvaro
• Arbetsvägran
• Brottlighet (stöld, hot, misshandel, vandalism m.m.)
• Misskötsamhet (inkompetens, samarbetssvårigheter, dåliga arbetsprestationer m.m.)
• Illojal konkurrens

Att säga upp någon på grund av personliga skäl kräver i regel bevis och får inte grunda sig på rykten eller antaganden. Uppsägningen får heller inte komma utan förvarning. Arbetsgivaren är skyldig att först göra medarbetaren medveten om att beteendet är felaktigt och ges en möjlighet att ändra på sitt beteende.

Båda kategorierna av uppsägning ska ske skriftligt från arbetsgivarens sida. En uppsägning på grund av personliga skäl behöver dessutom föregås av en underrättelse enligt LAS (30 §). Personen måste göras medveten om problemet och informeras om att anställningen kan avslutas om ett visst olämpligt beteende upprepas. Det finns inget krav på att den informationen måste vara skriftlig, men du måste kunna bevisa att den berörda medarbetaren fått ta del av den.

Omplaceringsskyldighet

Vid en uppsägning har arbetsgivaren en skyldighet att undersöka om det är möjligt att omplacera medarbetaren. En så kallad omplaceringsutredning. Om ett nytt arbete kan erbjudas inom verksamheten ska det så långt som möjligt vara likvärdigt med den tidigare tjänsten. Men anställningsvillkoren behöver inte vara likvärdiga, till exempel så behöver inte lönen vara likvärdig.

Förutsättningarna för en omplacering är att det handlar om en ledig tjänst och att ingen sägs upp på grund av omplaceringen samt att den medarbetare som omplaceras ska kunna bli kvalificerad för arbetet efter en upplärningsperiod. En omplaceringsutredning kan visa att det inte finns något ledigt jobb som passar medarbetaren, men genom att ha utrett möjligheten har du fullgjort din omplaceringsskyldighet.

Ladda ner vår guide: Så hanterar du en uppsägning

Förhandlingsskyldighet

Vid arbetsbrist ska arbetsgivaren ta initiativ till att förhandla med de berörda fackförbunden innan det tas några beslut som påverkar fackanslutna medarbetares anställningsförhållanden. Den här förhandlingsskyldigheten regleras i MBL – medstämmandelagen.

De här förhandlingarna behöver vara avslutade innan en uppsägning kan ske. Fackförbundet ska informeras om skälen till uppsägningen, vem eller vilka som berörs, när uppsägningen/uppsägningarna ska ske, beräkningsmetod för ersättningar m.m. Kommer ni inte överens under förhandlingarna är det du som arbetsgivaren som bestämmer.

• Har företaget ett kollektivavtal förhandlar du med det fackförbund som har avtalet.
• Saknas kollektivavtal förhandlar du med samtliga fackförbund som har medlemmar som berörs av arbetsbristen.
• Är ingen anställd med i något fackförbund behövs inte några förhandlingar.

Förhandling är en lagligt styrd skyldighet. Att ignorera förhandling eller att kalla till den för sent kan resultera i skadeståndsskyldighet.

Uppsägningstid

När du avslutar en anställning gäller alltid minst en månads uppsägningstid (såvida ni inte har avtalat någonting annat). Uppsägningstiden kan vara längre än en månad beroende på hur länge medarbetaren har varit anställd eller om kollektivavtalet anger någonting annat. Saknas kollektivavtal så är det LAS som gäller.

Turordningsregler

Enligt LAS gäller turordningsregler vid uppsägningar på grund av arbetsbrist. De reglerna bestämmer vem som ska sägas upp först enligt regeln sist in, först ut. Gäller uppsägningarna personer som har arbetat lika länge är det medarbetarnas ålder som styr. Äldre har starkare anställningsskydd än yngre.

Många kollektivavtal ger dig möjlighet att förhandla om turordningen med det lokala facket, till exempel på grund av kvalifikationer. Du har rätt att undanta tre anställda från turordningen om de har en särskild betydelse för verksamheten, men för att förhindra missbruk av den regeln behöver det gå minst tre månader mellan varje gång du gör undantag från turordningen.

Anmäla varsel till Arbetsförmedlingen

Handlar uppsägningarna om minst fem anställda behöver du anmäla varsel till Arbetsförmedlingen. Du behöver också anmäla om det handlar om mer än 20 anställda under en 90-dagarsperiod.

Hur långt i förväg du behöver anmäla till Arbetsförmedlingen beror bland annat på hur många personer det handlar om och hur de är anställda. Handlar det om 5–25 personer behöver du anmäla det minst 2 månader innan den första anställdas sista anställningsdag. Vid mer än 25 personer kan det gälla speciella regler. Var dock alltid ute i god tid om det handlar om att säga upp flera anställda.

Viktiga saker att tänka på vid avslutad anställning

• Vid tidsbegränsade anställningar är det den avtalade anställningstiden som gäller. Vill du avsluta en tidsbegränsad anställning i förväg måste den möjligheten finnas med i anställningsavtalet.
• Vill du avsluta någons provanställning behöver du underrätta den berörda anställda om det minst två veckor innan provanställningens slut.
• Du och en anställd kan när som helst göra en frivillig överenskommelse om att avsluta en anställning, till exempel vid övertalighet eller tvister. Det är reglerna i avtalslagen som gäller vid frivilliga överenskommelser.
• Alla uppsägningar ska ske skriftligen, men det tillhör god ton att kommunicera beslutet med arbetstagaren på ett tydligt, ärligt och opartiskt sätt. Svara på eventuella frågor på ett respektfullt sätt och förklara situationen på koncist som möjligt. Var lyhörd och visa respekt för de känslor som den anställda kan uppleva på grund av den avslutade anställningen.
• Har ni kollektivavtal har uppsagda anställda i regel möjlighet att få stöd från en omställningsorganisation, till exempel med att hitta ny anställning, starta eget, kompetensutveckling och rådgivning. Informera gärna den uppsagda om vilken omställningsorganisation den tillhör och vilket stöd som finns att få.
• Som chef kan du få hjälp av en arbetsgivarorganisation eller en arbetsrättsjurist om du får problem eller om det uppstår tvetydigheter kring en uppsägning.

Ladda ner vår guide: Så hanterar du en uppsägning