Så skapar du starka team när ni arbetar på distans

Undrar du hur du kan skapa starka team nu när alla jobbar hemifrån? Går det att leda så att du skapar engagemang och sammanhållning även om dina medarbetare sitter utspridda?

Anpassar du ditt ledarskap kan du motivera din personal, öka trivseln och gemenskapen och skapa starka team, även på distans. Med de här metoderna stöttar du på rätt sätt.

Skapa en strategi för distansarbete

När i princip hela världen tvingades in i distansarbete var det många som togs på sängen. Men att leda ett team på distans är som vilken ny situation som helst; det finns både vinster och utmaningar med den. Det viktiga med varje ny situation är att utarbeta en strategi som tar till vara på fördelarna och tacklar problemen.

Faktum är att den senaste tidens jättevåg av distansarbete har visat att produktiviteten ökar när de anställa jobbar hemifrån. När de slipper distraktionerna på kontoret går det lättare att fokusera och få mer gjort. Dessutom jobbar medarbetarna längre arbetsdagar när de slipper pendla. Utmaningarna kommer i form av att kommunikationen och samarbetet drabbas när inte alla sitter tillsammans. De som arbetar hemifrån känner sig isolerade och har svårt att koppla bort jobbet utanför arbetstid. Med en strategi som tar hänsyn till det här går det att skapa starka och produktiva team när ni jobbar på distans.

En strategi för ett lyckat distansarbete bör inkludera:

• Mer kommunikation och mer fokus på umgänge och samarbete. Ta fram verktyg, kanaler och rutiner för samarbete på distans.
• Mindre detaljstyrning och fokus på tid och närvaro. Se mer till att det blir resultat än hur jobbet utförs. Visa förtroende för teammedlemmarna. Det motiverar dem.
• Se och ta till vara på individuella styrkor. Släpp på gruppfokuset och ser mer till hur varje medarbetare bidrar till helheten.
• Stäm av regelbundet hur varje medarbetare mår. Var lyhörd och ställ konkreta frågor som hjälper er att lösa problem med distansarbetet.

Fokusera på tydlighet och kommunikation

Kommunikation är alltid viktig för att ett team ska lyckas. All kommunikation behöver tydlighet för att undvika missförstånd och förvirring. När ni jobbar på distans och inte träffas personligen som ni brukar blir det här ännu viktigare. En väl fungerande kommunikation är avgörande för att dina team ska kunna fungera på distans.

Kom överens om hur er kommunikation ska fungera när ni jobbar på distans. Vilka kanaler och verktyg ska ni använda, och till vad? Ta fram rutiner och föregå med gott exempel som chef genom att ta initiativ. Lyft även fram tydlighet och att ni kommunicerar mer än ni är vana vid. Det är viktigare med överkommunikation än att ta saker för givet när ni samarbetar på distans. Försök att hitta en balans mellan att kunna arbeta ostört och att få den information som behövs.

Du som chef behöver också vara mer tillgänglig för ditt team på distans. Var tillgänglig för snabba frågor och gör regelbundna incheckningar så att medarbetarna känner att du ser och stöttar dem.

Börja och sluta gärna dagen med ett kort möte där ni pratar mål, samarbete och kan peppa varandra. Satsa på videomöten; att kunna se varandra ger bättre sammanhållning och kommunikationen blir mycket tydligare jämfört med chatt, mejl etc.

Uppmuntra informellt umgänge

Prata om mer än bara jobb när ni kommunicerar. Ett fungerande team bygger på sammanhållning och social samvaro. Ni behöver känna närhet med varandra under distansarbetet för att kunna trivas och känna engagemang.

Ta gärna virtuella fikaraster och luncher ihop. Sätt av några minuter vid varje teammöte när ni bara umgås och inte pratar jobb. Skapa särskilda kanaler för just informellt umgänge och virtuella raster. Gör det lätt för teamet att umgås på nya sätt. Hitta på kul saker ihop, till exempel digitala event, tävlingar, after work m.m.

Använd individuella styrkor för att skapa starka team

En av de stora utmaningarna med teamarbete på distans är att bibehålla samarbetet och dynamiken mellan teammedlemmarna. När ni bara träffas digitalt ökar risken för misstag och missförstånd. Det innebär även en ökad risk för att ni oavsiktligt trampar på varandras ömma tår. När ett team drabbas av samarbetsproblem på distans märks det exempelvis genom missade deadlines, ökad stress och minskat samarbete. Då behöver du som chef se och använda varje medlems styrka.

Psykologen Don Clifton har tagit fram modellen CliftonStrengths. I den sorteras ett antal olika styrkor in under fyra olika domäner: verkställande, påverkande, relationsbyggande och strategiskt. Att upptäcka medarbetarnas individuella talanger hjälper dig som chef att skapa starka team. Framför allt när ni jobbar på distans.

Så här ser förmågorna inom de olika domänerna ut:

• Verkställande: Tänker ”Hur får jag saker att hända?” Det här är drivna medarbetare som ser till att saker blir gjorda. Deras styrka är att omsätta idéer till handling och resultat.

• Påverkande: Tänker ”Hur påverkar jag andra?” Det här är ansvarsfulla medarbetare som tar initiativ, lyfter fram idéer och ser till att alla blir hörda. Deras styrka är att få ut budskap. Både inom teamet och utåt.
• Relationsbyggande: Tänker ”Hur bygger jag starka relationer?” Det här är förstående medarbetare som ser varje individ och stärker relationer. Deras styrka är att samla en grupp kring en uppgift och göra teamet större än summan av delarna.
• Strategiskt: Tänker ”Hur tar jag in och analyserar information och situationer?” Det här är analytiska medarbetare som fokuserar på problemlösning och att använda information till att ta bättre beslut. Deras styrka är att använda tankar och idéer strategiskt och hitta det bästa sättet att gå vidare.

När du ser vad varje individs styrka är kan du lyfta fram varje teammedlems talang. Det ger er bättre samarbete, teamdynamik och högre produktivitet.

Ta tempen på medarbetarna

Många känner sig isolerade och utanför när de arbetar på distans. Därför bör du prata med dina medarbetare regelbundet. Checka in och kolla inte bara hur jobbet går, utan även hur de mår. Då kan du fånga upp problem, stress, oro, konflikter m.m. Visa att du bryr dig och för gärna in samtalet på just mående och utmaningarna med distansarbete.

Du kan komplettera dina personliga samtal med enkla digitala temperaturmätningar, till exempel mejl där teammedlemmarna får svara på hur de mår, om de känner dig stressade etc. Utifrån det kan du få en uppfattning om hur teamet mår och stötta dem på rätt sätt. Erbjud gärna personliga hälsosamtal där varje medarbetare kan prata som sina tankar och sitt mående med någon professionell hälsoexpert.

Missa inte att ge feedback och beröm, både personligen och på teamnivå, för att hålla engagemanget uppe. Många känner att deras insatser inte blir sedda när de jobbar på distans. Lyft fram prestationer och framgångar. Fira när det går bra. Det är så du bygger starka team på distans.