Förebygg stress hos dina medarbetare vid distansarbete – bra tips och metoder

Att förebygga stress är alltid viktigt. Stress är boven bakom en stor del av sjukfrånvaron. Dessutom påverkar stressen både engagemanget och produktiviteten negativt

. När allt fler jobbar hemifrån för att minska smittspridningen blir det svårare att se när någon drabbas av stress.

Så här tar du hand om dina medarbetare när de jobbar på distans. Förebygg stress och ge dem rätt stöd med rätt metoder och ett nytt sätt att leda.

Allt fler undersökningar visar att vi blir mer produktiva när vi jobbar på distans. Det beror på att vi slipper många av de avbrott och distraktioner vi möter på kontoret. I snitt blir vi störda var elfte minut på arbetsplatsen. Så att jobba hemifrån innebär att mycket av stressen från arbetsplatsen försvinner. De flesta som jobbar på distans säger att det blir lättare att koncentrera sig och få mer gjort.

Däremot dyker det upp nya stressfaktorer när vi jobbar på distans. Bland de vanligaste är:

• Problem med att avsluta arbetsdagen. Många jobbar över när de distansarbetar. Flexibiliteten går över i en oförmåga att stänga ner och koppla bort jobbet.
• Att känna sig ensam och isolerad. Trots fördelarna och friheten med att jobba på distans är det många som längtar efter gemenskapen på arbetsplatsen. Vi är vana vid att kunna umgås och prata med arbetskamrater. Inte bara för att bolla idéer och lösa problem, utan för att ha roligt ihop.
• Isoleringen kan också ta formen av en oro att inte bli sedd och att missa karriärmöjligheter. Många känner att det blir svårt att visa att de verkligen gör sitt jobb.
• När vi jobbar hemifrån får vi inte med oss den struktur och den omedelbara kommunikation som finns på arbetsplatsen. Bristen på tydlighet, rutiner och förväntningar ökar stressen.

De här stressfaktorerna går dock att motverka genom att anpassa arbetsmetoderna och ledarskapet.

Förebygg stress med tydlighet och struktur

Utan chefer eller kollegor omkring oss försvinner mycket av den struktur vi får på arbetsplatsen. För en del ger det här mer frihet att jobba som man själv vill. Många andra känner sig däremot osäkra när ni inte kan stämma av saker ansikte mot ansikte som ni vanligtvis brukar.

Därför behövs det mer tydlighet, kommunikation och struktur vid distansarbete. Bra sätt att lyfta fram det här är bland annat att:

• Inte bara prata jobb, utan även fråga hur folk mår. Var konkret när du pratar med de anställda. Fråga om det är något de saknar, eller oroar sig över. Prata med dem om hur det är att jobba på distans. Hjälp dem att sätta gränser, ta pauser och att logga ut när arbetsdagen är över.
• Vara lyhörd och förstående. Visa att du förstår när ett problem uppstår och visa intresse av att hjälpa till att lösa situationen.
• Ge mycket feedback och beröm. Regelbunden återkoppling skapar trygghet och tydlighet. När dina medarbetare känner att deras insatser blir sedda och uppskattade minskar deras stress.
• Vara tillgänglig. Låt inte frågor eller behov av återkoppling ligga och damma i inboxen.
• Visa tillit. Detaljstyr inte, utan fokusera mer på resultatet än hur det uppnåddes. Förtroende och eget ansvar minskar stressen och ökar engagemanget.

Det kan även bli stressande för dig som chef att behöva ändra och anpassa ditt ledarskap. Distansarbete innebär att du får mer att ta hänsyn till. Kan du avlasta dig själv på något sätt – gör det. Du kan till exempel använda verktyg för att ta tempen på hur personalen mår. En digital temperaturmätning i form av ett mejlformulär till medarbetarna fångar snabbt upp signaler på stress och problem. Då kan du ge rätt stöd i rätt tid utan att behöva vara överallt samtidigt.

Stötta dialog och sociala kontakter

För att minska stressen som kommer ur känslan av isolering behöver ni fler sätt att mötas. Att bara kommunicera jobb och resultat räcker inte för att skapa samhörighet. Mycket av engagemanget och arbetsglädjen på arbetsplatsen kommer ur de informella mötena. Att kunna prata och umgås med kollegorna förebygger stress. Ni behöver hitta alternativ till småpratet över kaffet och i korridorerna.

Hjälp dina medarbetare att kunna kommunicera utan att det har med arbetsuppgifterna att göra., till exempel genom att:

• Ha gemensamma videomöten. Att kunna se varandra förbättrar kommunikationen och gör mötet mycket trevligare. Stäng inte ner när ni tar paus, utan ta en gemensam kaffepaus där ni pratar fritt och personligt.
• Skapa särskilda kanaler för informella möten och virtuella fikapauser
• Lär känna dina medarbetare. Se vilka det är som trivs extra bra när de får samarbeta, och koppla ihop dem.
• Hitta på gemensamma virtuella event, som tävlingar, webbinarium, after work, pausgympa etc.

Erbjud medarbetarna stöd och hjälp

Att jobba på distans skapar som sagt en känsla av isolering och osäkerhet. Du kan ge mycket stöd genom att vara närvarande, lyhörd och förstående. Men det är mycket som landar på dina axlar och det underlättar om du kan hitta andra sätt att erbjuda stöd.

Du kan till exempel erbjuda dina medarbetare hälsosamtal med en professionell vårdgivare/hälsocoach. När de kan få prata med någon utomstående om sitt fysiska och psykiska mående, ventilera tankar och oro etc. minskar stressen. Genom att få perspektiv och goda hälsoråd går det att förebygga stress och få ett roligare distansarbete.