Tjej som sitter vid en laptop

Metoderna för att skapa engagemang på distans

Går det att skapa engagemang på distans? Är det möjligt att bygga en gemenskap nu när alla jobbar hemifrån på grund av corona-pandemin?

Nya förutsättningar kräver nya sätt att jobba och att leda. Distansarbete för med sig flera fördelar som ökar produktiviteten. Med rätt metoder kan du också att övervinna utmaningarna och få en glad och motiverad arbetsstyrka. Här är de bästa sätten att skapa engagemang och gemenskap på distans.

Distansarbete – mindre stress men mer ensamhet

Nu när världen är mitt i ett gigantiskt jobba på distans-test har det visat sig att produktiviteten ökar vid distansarbete. När medarbetarna slipper de återkommande distraktionerna på kontoret kan de fokusera bättre och jobba mer effektivt. De jobbar även fler timmar när de slipper att pendla till och från arbetsplatsen.

Utmaningarna ligger i att de som jobbar hemifrån känner sig isolerade. De saknar umgänget och informationsutbytet med kollegorna. De kan också känna sig mer osäkra när de inte har strukturerna från arbetsplatsen. Många upplever dessutom att deras insatser inte blir sedda när de jobbar hemma. Allt det här är faktorer som vanligtvis skapar engagemang och gemenskap på arbetsplatsen. För ett lyckat distansarbete med mycket arbetsglädje och hög produktivitet behöver ni återskapa samma engagemang på distans.

Kommunicera mera för att skapa engagemang på distans

En av de viktigaste utmaningarna vid distansarbete är att hålla kontakten. När ni inte träffas ansikte mot ansikte på arbetsplatsen behövs en tätare och djupare kommunikation. Det gäller inte bara informationsutbytet och när ni stämmer av arbetsuppgifter. Ni behöver också det vardagliga umgänget som brukar uppstå vid fikaraster, spontana möten m.m. Det är där en stor del av engagemanget och gemenskapen skapas.

  • Ta till vara alla möjligheter som finns till att kommunicera digitalt. Videomöten, chattar, samarbetsverktyg m.m. Skapa rutiner för när och hur ni stämmer av, har möten, ger feedback etc. Bestäm vilka kanaler ni ska använda och hur ni ska bruka dem. Engagemanget får näring av umgänge och kontakt.
  • Ta initiativ till kommunikation. Distansarbete kräver en tätare dialog. Ha regelbunden kontakt med medarbetarna. Prata inte bara jobb, utan ta även upp hur det är att jobba på distans. Var uppriktig, lyhörd, personlig. Ställ konkreta frågor om mående och arbetssituationen. Visa att du är tillgänglig och att du bryr dig. Ett mänskligt och omtänksamt ledarskap ökar engagemanget.
  • Planera in videomöten. Ni känner mer gemenskap när ni kan se varandra. Dessutom blir kommunikationen tydligare och mer mänsklig. Mötena känns trevligare och risken för missförstånd minskar.
  • Prata om mer än bara jobb. Ha virtuella fikaraster tillsammans. Avsluta varje möte med fritt snack. Skapa en särskild kanal för enbart umgänge.

Uppmärksamma insatser och visa tillit

Att jobba själv på distans kan få många att känna sig som en kugge i maskineriet. Vi behöver känna att det vi gör är viktigt och att det har en betydelse i ett större sammanhang. För att kunna känna engagemang på distans är det viktigt med feedback.

Så här kan du boosta engagemanget hos dina medarbetare med feedback:

  • Återkoppla ofta och ge beröm och bekräftelse när en uppgift är avslutad. Uppmärksamma insatser även på gruppnivå, till exempel under möten eller i gemensamma kanaler. Skapa en känsla av att varje insats betyder något och att ni alla bidrar till att nå resultat.
  • Jobba gärna med team- och samarbetsverktyg där det framgår vem som jobbar med vad. Det hjälper till att skapa struktur, transparens och en känsla av gemenskap. Det blir dessutom enklare att lyfta fram insatser och ge beröm.
  • Visa ett mer engagerat och relationsinriktat ledarskap. Forskning visar att det betyder mycket för de som distansarbetar när chefen stöttar och bryr sig om.
  • Visa tillit och ge ansvar. Kontrollera inte i onödan, utan fokusera mer på resultatet än hur det uppnås. Att visa förtroende och tilldela med frihet och ansvar lyfter engagemanget. Många jobbar dessutom mer effektivt när de själv får styra sitt arbete.

    • Skapa struktur

    Ett problem med distansarbete är att ni inte får med er strukturerna från arbetsplatsen, något som kan skapa osäkerhet och stress. Många glömmer också att pausa samt jobbar över när de inte kan följa sina vanliga rutiner. Det blir svårt att dra en gräns mellan arbete och fritid när arbetsplatsen är i hemmet. Utarbetade anställda har svårt att känna engagemang. Hjälp dem att få balans i sitt distansarbete.

    • Uppvisa ett mer strukturinriktat ledarskap. Skapa tydliga ramar och mål. Hjälp medarbetarna med att få struktur på sitt arbete. Stäm av oftare och ha ett tätare samarbete.
    • Ha gärna dagliga avstämningsmöten där ni pratar om vem som gör vad. Det hjälper alla att få struktur och ni skapar mer gemenskap och sammanhang.
    • Var en förebild när det kommer till att sätta gränser. Påminn om att ta pauser och bensträckare.
    • Var den som visar var gränsen går för arbete och tillgänglighet. Var tydlig med när arbetsdagen slutar. Då upplever medarbetarna inte att de måste vara tillgängliga hela tiden. Uppmuntra en rutin att officiellt gå hem från jobbet.

    Uppmuntra sociala aktiviteter

    Många saknar att ha roligt med kollegorna när de jobbar på distans. De känner engagemang när de får interagera med andra. Hjälp dem att umgås och ha kul tillsammans genom att uppmuntra digitala sociala aktiviteter, till exempel:

    • Virtuella luncher, fikaraster och after work
    • Uppmuntra bokklubbar, sportevenemang, virtuella tävlingar m.m.
    • Många blir mer stillasittande när de jobbar på distans. Ta initiativ till gemensam pausgympa. Arrangera steg- eller aktivitetstävlingar där medarbetarna kan utmana varandra och få in rörelse i arbetsdagen.

    Faktorer för ett bra ledarskap vid kriser

    Vi befinner oss just nu i en global hälsokris. Oron kring det tär på tryggheten och engagemanget. Kriser behöver ett nytt slags ledarskap för att skapa engagemang och trygghet samt att stärka gemenskapen.

    Det amerikanska psykologförbundet har sammanställt sju faktorer för effektivt ledarskap vid kriser. Ett tydligt, trovärdigt och mänskligt ledarskap skapar lugn och engagemang. De sju nycklarna till det är:

    • Hantera stress. Undvik att vara väldigt känslosam. Uppvisa lugn och eftertanke. Det motverkar stress och oro.
    • Informera på ett empatiskt och optimistiskt sätt. Vid en kris behöver medarbetarna känna hopp och kontroll. Var medkännande och visa en tro på framtiden.
    • Var trovärdig. Tillit kommer ur trovärdighet. Visa att du förstår situationen och dess risker. Utgå från fakta.
    • Var ärlig. Dölj inte dåliga nyheter eller inge falskt hopp. Att vara ärlig bygger trovärdighet. Det gör det lättare att samlas i en gemenskap.
    • Kommunicera oftare. I oroliga tider behöver vi ha regelbunden kontakt med varandra.
    • Skapa forum. Ge alla en plats där de kan kommunicera med varandra. Lyft fram ett gemensamt forum för frågor, förslag och feedback. Det får alla att känna sig delaktiga.
    • Var en förebild. När medarbetare känner oro vänder de sig till sin chef. Var den som tar initiativ till de insatser som skapar lugn, motivation och sammanhållning. Det är så ni skapar engagemang på distans.