Arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön vid distansarbete

När nu allt fler jobbar hemifrån så dyker det upp många frågor kring arbetsmiljö vid distansarbete. Hur ser arbetsgivarens ansvar ut? Vilka risker finns det med att arbeta på distans? Hur kan ni förbättra arbetsmiljön och vem gör vad?

Här får du veta hur reglerna kring arbetsmiljö vid distansarbete ser ut. Vi ska också titta på vilka problem som kan dyka upp när medarbetarna jobbar hemifrån samt ta upp hur arbetsgivaren och de anställda tillsammans kan förbättra arbetsmiljön.

Vad säger arbetsmiljölagen om arbetsmiljön vid distansarbete?

Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivaren alltid ansvaret för arbetsmiljön. Oavsett om arbetsplatsen ligger i företagets lokaler eller som den finns i hemmet. Lagen säger också att den anställde ska känna till och rapportera eventuella risker. Det är alltså samma sak som gäller vid distansarbete som annars.

När distansarbetet blir mer omfattade (som nu under corona-pandemin) har arbetsgivaren ett ansvar att skapa en god arbetsmiljö, till exempel genom att tillhandahålla utrustning som dator och skrivbord m.m. Även den psykosociala arbetsmiljön behöver beaktas.

Skulle det inträffa en olycka ska den rapporteras till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan, även om den sker i hemmet vid distansarbete.

På det stora hela är det alltså samma regler och ansvar som gäller vid distansarbete.

Riskerna vid distansarbete

Undersökningar visar att de som arbetar på distans känner sig mindre stressade på jobbet. Det innebär att arbetsmiljön vid distansarbete faktiskt blir bättre. Men andra risker uppstår när de anställda jobbar hemifrån.

Ett arbetsmiljöproblem är ergonomin. I hemmet finns det sällan anpassade kontorsmöbler som ger en sund arbetsställning. Det är också vanligt att de som jobbar hemma glömmer att pausa. När de inte längre får de naturliga pauserna från arbetsplatsen (fika, småprat m.m.) sitter de länge i samma ställning. Att inte ha med sig strukturerna från arbetsplatsen gör också att många jobbar över vid distansarbete. Det blir svårare att logga ut och gå hem när arbetsplatsen och hemmet är samma sak.

Ett annat problem vid distansarbete är känslan av ensamhet och isolering. Det här gäller dels den informationsdelning och feedback som sker mellan kollegor och närmaste chef. Men det handlar också om det dagliga umgänget och småpratet.

Ytterligare en utmaning för arbetsgivaren är att det blir svårare att kontrollera arbetsmiljön vid distansarbete. Det går inte att se hur den anställde har det hemma. Därför kräver distansarbete ett tätt samarbete och god kommunikation.

Den fysiska arbetsmiljön vid distansarbete

Det är långt ifrån alla som har en bra arbetsplats hemma. Istället för ett skrivbord och en kontorsstol sitter många och jobbar i soffan eller vid köksbordet. Platser som sällan eller aldrig erbjuder en god ergonomi. Lägg till brist på pauser och vi har ett arbetsmiljöproblem med osunda statiska arbetsställningar.

Det är viktigt att arbetsgivaren tar upp frågan om lämplig utrustning och arbetsställning med sina anställda. Och om möjligt erbjuder att låna hem utrustning som förbättrar ergonomin. Det är också bra om arbetsgivaren påminner om att ta pauser och byta arbetsställning. Att pausa oftare hjälper om det svårt att få till en bra arbetsställning.

Eftersom det är svårt för arbetsgivaren att undersöka arbetsmiljön vid distansarbete har Prevent tagit fram en checklista. Den fyller den anställde i tillsammans med sin chef för att lättare se hur de

Den psykosociala arbetsmiljön vid distansarbete

Struktur, tydlighet och kommunikation blir extra viktigt vid distansarbete. Arbetsgivaren och de anställda behöver komma överens om vad som gäller för avstämningar, möten, samtal m.m. Det är också viktigt att arbetsgivaren är mer lyhörd och ser varje individs unika behov. En del trivs bra när de får vara ifred och arbeta ostört. Andra mår bättre när de får samarbeta. Överlag behöver kommunikationen bli både tätare och djupare vid distansarbete för att främja den psykosociala arbetsmiljön.

Arbetsgivaren har fortfarande det formella ansvaret för arbetstiden vid distansarbete. De som jobbar hemma har en tendens att jobba längre arbetsdagar. Därför är det viktigt att arbetsgivaren kontrollerar hur många timmar de arbetar. Med mycket övertid och brist på återhämtning ökar risken för stressrelaterade skador och sjukdomar.

Vad arbetsgivaren kan göra för att förbättra arbetsmiljön vid distansarbete

• Ställa frågor om arbetsmiljön hemma. Både vad det rör det rent fysiska och hur medarbetaren mår mentalt. Prata om hur arbetsplatsen ser ut. Även ge tips på bra arbetsställningar, ergonomiska knep och att ta regelbundna pauser.
• Vara konkret med frågorna kring hälsan. Ställa frågor som ”Hur mår du av att jobba ensam?”, ”Är det någonting du saknar?” osv.
• Hjälpa medarbetarna med att skapa och behålla rutiner. Försöka behålla samma struktur och arbetstider som på arbetsplatsen.
• Dela information och kunskap om ergonomi och hur en sund arbetsplats ser ut. Påminna de anställda om att tänka på sin arbetsställning.
• Låna ut utrustning som tangentbord och bildskärm till de som jobbar hemma
• Främja kommunikation och sociala kontakter. Sätta upp rutiner för möten och avstämningar m.m. Ha regelbunden personlig kontakt med varje anställd. Ta ansvar för att de digitala mötena blir givande, och att alla känner sig inkluderade.
• Ge feedback och beröm oftare än vanligt
• Skapa eller uppmuntra kanaler för där alla kan umgås socialt och prata om annat än jobb., till exempel för virtuella gemensamma fikapauser
• Uppmuntra de anställda att prata om hur de mår. Föregå med gott exempel.
• Hålla koll på hur mycket de anställda arbetar
• Ta tempen på hur de anställda mår, till exempel genom frågeformulär via mejl
• Erbjuda samtalsstöd från någon professionell vårdgivare till de som behöver. Ibland kan det vara lättare att prata mående med någon utomstående.
• Ta hänsyn till att vi befinner oss i en kris. Det är inte bara arbetet som påverkas. Många oroar sig över sin egen och sina närståendes hälsa, ekonomi, framtid m.m. Pandemin har också ändrat på hur det ser ut hemma. För en del familjer innebär det att alla vuxna och barn är hemma på dagarna.
• Vara flexibel som arbetsgivare. Det här är en ny situation som kräver anpassning och en ständig dialog. Låt de anställda komma till tals och ta fram nya rutiner tillsammans. Det är så vi gemensamt skapar en god arbetsmiljö vid distansarbete.