Så mycket kostar sjukfrånvaron egentligen – ett räkneexempel
Vill du räkna på hur mycket det kostar när de sjuka medarbetarna är borta från jobbet har Försäkringskassan ett kalkylverktyg på sin hemsida där du som arbetsgivare enkelt kan räkna på kostnaderna. Med verktyget kan du beräkna timkostnaden för sjukfrånvaro under olika perioder, räkna ut de totala kostnaderna för sjukfrånvaron i din organisation och göra överslagsberäkningar för sjukskrivningskostnader.
Kalkylverktyget räknar inte bara på sjuklönen utan även på arbetsgivaravgifterna, semesterersättningen och på fasta overheadkostnader, till exemepl lokaler, telefoner, abonnemang och licenser som alltid kostar oavsett om den anställda arbetar eller är sjuk. I verktyget är de här kostnaderna förifyllda (arbetsgivaravgifter 31,42 %, semesterlön 12 % och OH-kostnader 20 %), men det går att fylla i sina egna värden om man vill.
Vi ska göra ett räkneexempel på ett företag med 50 anställda. I exemplet räknar vi på en månadslön på 30 000 kronor. Medellönen per månad i Sverige låg, enligt SCB, på 34 600 kronor, 2018, men genomsnittslön påverkas mycket av de mindre vanliga lägsta och högsta lönerna och ger inte alltid en rättvis bild. Medianlönen brukar ge en mer sanningsenlig summa och 2018 var den 30 900 kronor i månaden, vilket vi för enkelhetens skull avrundar till 30 000 kronor i månaden.
Den första dagen brukar räknas som en karensdag, även om det i dag kallas för ett karensavdrag, som ligger på 20 % av sjuklönen för en genomsnittlig vecka. Så här ser kostnaderna ut för sjukfrånvaron dag 1:
- Sjuklön: 0 kr/h
- Semesterlön: 23 kr/h
- Arbetsgivaravgifter: 7 kr/h
- Summa lön och avgifter: 30 kr/h
- Overheadkostnader: 38 kr/h
- Summa kostnader: 68 kr/h
Dag 2-14 ska arbetsgivaren betala sjuklön. Då ser kostnaderna ut så här:
- Sjuklön: 153 kr/h
- Semesterlön: 23 kr/h
- Arbetsgivaravgifter: 55 kr/h
- Summa lön och avgifter: 231 kr/h
- Overheadkostnader: 38 kr/h
- Summa kostnader: 269 kr/h
Från och med sjukdag 15 tar Försäkringskassan över ärendet men du som arbetsgivare har fortfarande kostnader i form av påbyggnadsersättning som varierar beroende på vilket kollektivavtal ni har på arbetsplatsen. En vanlig procentsats är 10 % av lönen. Då ser kostnaderna ut så här för dag 15-90:
- Sjuklön: 19 kr/h
- Semesterlön: 23 kr/h
- Arbetsgivaravgifter: 13 kr/h
- Summa lön och avgifter: 55 kr/h
- Overheadkostnader: 38 kr/h
- Summa kostnader: 93 kr/h
Efter dag 90 betalar du som arbetsgivare i regel inte längre påbyggnaden på 10 % av lönen, men de övriga kostnaderna kvarstår, dvs. 68 kr/h.
Kostnaderna för den genomsnittliga sjukfrånvaron
Enligt Försäkringskassan ligger den genomsnittliga sjukfrånvaron i Sverige på cirka 10 sjukdagar per år och anställd. Om vi använder den siffran blir kostnaden för den första sjukdagen 544 kronor, och sedan 19 368 kronor för de resterande nio dagarna; en totalkostnad på 19 912 kronor per anställd. Multiplicera det med de 50 medarbetarna och vi landar på en årskostnad på 995 600 kronor. Nästan en miljon kronor per år i ren sjukfrånvarokostnad för företaget.
I det här exemplet har vi räknat på en normal sjukfrånvaro. Företag med högre sjukfrånvaro dras alltså med högre kostnader, och ju mer kompetent och välbetald personalen är, desto mer kostar det när de blir sjuka.
Försäkringskassans kalkylverktyg räknar även ut kostnaderna för längre sjukperioder och om vi utgår från siffrorna i vårt exempel kostar en långtidssjukskriven anställd:
- Sjukskriven 2 sjukperioder x 21 dagar: 47 264 kronor
- Sjukskriven 180 dagar: 95 226 kronor
- Sjukskriven 1 år: 134 328 kronor
Ytterligare kostnader för sjukfrånvaron
Även om Försäkringskassans kalkylverktyg tar med OH-kostnader så tar det inte med alla extrakostnader som följer med en sjukfrånvaro. När en medarbetare är borta från jobbet orsakar det även kostnader i form av till exempel produktionsbortfall, ökad belastning och övertid för kollegorna, mer administration och behov av extraresurser och vikarier.
På Linköpings universitet ville man ta reda på hur mycket av den här typen av extrakostnader en långtidssjukskrivning för med sig. I undersökningen kom det fram många dolda kostnader i samband med sjukfrånvaron.
- Många som är på väg in i en längre sjukfrånvaro mår dåligt under en längre period innan man till slut blir sjukskriven. När en medarbetare mår dålig på jobbet presterar personen under sin normala förmåga. Undersökningen kom fram till att den här sjuknärvaron låg på runt sju veckor och att den anställde då bara orkade ge hälften av sin normala nivå, alltså nästan två månader av deltidsarbete.
- När någon försvinner i en sjukfrånvaro måste den luckan snabbt fyllas igen. Först måste kollegorna gå in och ta över, vilket stör deras ordinarie uppgifter och kan leda till övertidstimmar. Sedan tillkommer administrationen för att hitta en vikarie. Den som går in som ersättare behöver i regel tid (upp till flera veckor) för att sätta sig in i uppgifterna och kunna prestera fullt ut.
- När den som har varit sjuk går tillbaka till sitt arbete igen kommer den personen inte att prestera fullt ut med en gång. Enligt den här studien tar det i snitt åtta veckor att komma upp i sin vanliga produktivitet igen efter en längre sjukfrånvaro.
Undersökningen resultat visade att en sjukskriven medarbetare i snitt kostar cirka 100 000 kronor i minskad produktivitet och ökat merarbete innan, under och efter sin sjukfrånvaro.
Utöver det tillkommer kostnader som är svåra att sätta siffror på, som till exempel merarbete för chefer och ledning för att styra om arbetsuppgifter, eventuella rekryteringskostnader och risken för att sjukfrånvaron skadar arbetsgivarvarumärket och gör det svårare att rekrytera viktig kompetens, så i verkligheten landar nog de här extrakostnaderna för sjukfrånvaron i en högre summa.
Sammanfattningsvis kan man säga att det är en dyr historia för alla inblandade när någon blir sjuk. Att investera i god hälsa och en bra arbetsmiljö på jobbet lönar sig alltid.
Ett enkelt sätt att förebygga ohälsa på ett tidigt stadium samtidigt som man förenklar processen med sjukanmälan är att använda en sjuk- och friskanmälantjänst som Healthylane. De anställda kan enkelt anmäla sig via digitala plattformar (enklare för dem samtidigt som tjänsten avlastar den administrativa hanteringen inom organisationen). Det innebär att de kan få en personlig och professionell medicinisk rådgivning redan från första dagen samt hälsocoachning. Du som arbetsgivare får dessutom direktavisering via e-mail och/eller SMS, en total bild över hälsoläget i företaget, diagnosstatistik och rapporter med analys av orsaker, samt att tjänsten flaggar viktiga signaler för åtgärder så att du kan gå in med stöd så tidigt som möjligt. Tjänsten stöttar bland annat kraven som Arbetsmiljöverket ställer mot arbetsgivare avseende förebyggande av psykisk ohälsa och belastningsergonomi. Att jobba aktivt och förebyggande med Healthylane kan sänka sjukfrånvaron med upp till 40 %.