Så löser du som chef konflikter på jobbet

En av de största utmaningar du som chef kan möta är att hantera konflikter på arbetsplatsen. När dina medarbetare börjar tvista om något behöver du som ledare snabbt sätta dig in i vad konflikten beror på och hur ni tillsammans kan hitta lösningar och gå vidare. En olöst konflikt förvärras i regel, kan sprida sig på arbetsplatsen och påverka såväl produktivitet som stämning och den psykiska hälsan hos personalen.

Här får du som chef insikter i hur du kan upptäcka och hantera konflikter på jobbet så att alla medarbetare trivs tillsammans och kommer överens, även när de ser saker på olika sätt.

Se konflikten så tidigt som möjligt

En konflikt har betydligt bättre förutsättningar att lösas när den hanteras på ett tidigt stadium. Olösta konflikter har en tendens att gå från sakfrågor till att bli personliga. Pågående konflikter har även lätt för att sprida sig och få fler inblandade när enskilda medarbetare söker stöd hos andra kollegor. Om en konflikt fördjupas och sprider sig till att involvera flera grupper blir den betydligt svårare att lösa, med försämrad samarbetsförmåga och effektivitet som följd.

En del chefer väljer att låta medarbetarna själva lösa sina konflikter, men det är viktigt att du har en närvaro bland dina medarbetare och är lyhörd för hur de mår och vad som pågår emellan dem. Som representant för arbetsgivaren har du ett ansvar för hur verksamheten fungerar och att personalen har en bra arbetsmiljö. Är du osäker på när du ska lägga dig i en konflikt är tumregeln att gå in och hantera den när:

• Konflikten påverkar verksamheten, arbetsmiljön eller arbetsuppgifterna negativt.
• Någon mår dåligt på grund av konflikten.
• Någon ber om din hjälp.

För att förebygga att konflikter uppstår eller förvärras är det viktigt att du som chef är tydlig med hur ni hanterar konflikter på arbetsplatsen. Lär gärna ut metoder för hur medarbetarna kan lösa problem sinsemellan, men visa även att du finns där som ett stöd om de inte kan komma överens själva.

Ladda ner vår guide Stora konflikt­hanterings­guiden

Låt parterna komma till tals

Det första steget mot att lösa en konflikt är att låta parterna få prata om den. Arrangera ett personligt möte där du och parterna kan få samtala ifred. Låt dem beskriva sina tankar, känslor och sin syn på konflikten på ett lugnt och sansat sätt. Se till att varje part får tala till punkt utan att bli avbruten. Bara att få bli hörd kan ha en förlösande effekt som gör det lättare att gå vidare och bli mer konstruktiv.

Som chef ska du vara lyhörd under det här mötet. Visa att du är där som en objektiv part som ska hjälpa dem att hitta en lösning på konflikten. Var klar med att du inte är där för att ta ställning utan för att leda parterna till en positiv diskussion som leder till förhandlingar och lösningar.

Kartlägg problemet

När du har hört parternas versioner av vad som ligger bakom konflikten behöver du ställa frågor som klargör vad som är det egentliga problemet. Det är vanligt att en konflikt börjar i en sakfråga, exempelvis olika uppfattningar om hur, när, var en uppgift ska utföras, eller av vem. Sedan tillkommer det mer emotionella i hur parterna beter sig i konflikten, till exempel hur de kommunicerar, känner, agerar, eller om de undviker konfrontation. För att hitta en konstruktiv lösning behöver du hjälpa parterna att se det bakomliggande grundproblemet.

För att flytta fokus från känslorna i en konflikt kan du fråga varje part av vad de behöver mer eller mindre av för att kunna utföra sitt jobb på ett tillfredställande sätt. En konflikt uppstår i regel när en person känner sig blockerad i sitt sätt att agera och blir frustrerad. Det är när den frustrationen får fortgå som konflikten blir känslomässig. När ni tillsammans lyfter fram individuella behov kring hur arbetet kan utföras blir det lättare att se grundorsakerna och lösningar.

Fokusera på lösningar

I en konflikt är det vanligt att parterna har fastnat i synen på vem som bär skulden till vad. Då är det viktigt att flytta fokus till vad som fungerar, vad som är bra och hur det går att få saker att fungera bättre. Se till att båda parter får vara med och bidra till problemlösningen och håll er till gemensamma beröringspunkter.

En bra metod för att styra om konflikten från skuld till lösningar är att låta parterna prata i jag-formuleringar istället för du-budskap, till exempel att istället för att använda formuleringar som ”du hindrar mig i mitt sätt att arbeta” hellre bruka ”jag kan arbeta bättre när jag har de här förutsättningarna”.

Här kan du som chef också komma med ett bredare perspektiv. Förutom skuldbördan kan parterna i en konflikt också fastna i begränsade förklaringar. Om du kommer med fler alternativ till hur det går att lösa grundproblemen i en konflikt blir det också lättare för parterna att släppa det personliga och lägga mer energi på det konstruktiva.

Enas om en lösning och följ upp

Diskutera lösningarna, inte bara ur det personliga perspektivet utan även hur de påverkar verksamheten i stort, och kom överens om vad som är bäst för alla parter. Skriv gärna ned vad ni har kommit överens om och hur det ska genomföras rent praktiskt.

Här är det viktigt att du som chef följer upp och har koll på hur lösningen fungerar i praktiken. Stäm av med parterna hur de känner och hur de upplever överenskommelsen. Fungerar det som ni hoppades? Finns det fortfarande problem så ta upp dem och använd samma metoder för att komma fram till lösningar.

Är det svårt att få parterna att enas kan det vara värt att ta upp eventuella omplaceringar eller andra organisatoriska åtgärder som en lösning. Var då tydlig med att det inte handlar om någon bestraffning eller om att välja sida, utan om att hitta en konstruktiv lösning som främjar både de enskilda parternas situation som hur väl verksamheten fungerar.

Ladda ner vår guide Stora konflikt­hanterings­guiden